3 dicas - Digitalizar documentos

Digitalizar documentos é uma necessidade cada vez mais frequente nos negócios e processos.

Muitas vezes ficamos em dúvida qual o tipo de arquivo utilizar. E a resolução? Vou tentando até conseguir? Não precisa!

Separamos algumas sugestões e dicas que podem ajudar a esclarecer estas dúvidas.

 

Dica I - Tipo de arquivo

O tipo do arquivo pode variar conforme a aplicação, não há uma regra que satisfaça todas as necessidades. Algumas sugestões:

JPG - Uso indicado para fotos PB (preto e branco) ou coloridas. Tem compactação para reduzir o tamanho do arquivo. Gera um arquivo para cada página digitalizada.

TIFF - Alta qualidade, indicado para fotos ou documentos que precisem tratamento avançado da imagem para retoques, redimensionar, converter e corrigir, mantendo a qualidade do original. É o tipo de arquivo recomendado quando se utiliza OCR para converter documentos em um arquivo editável. Os arquivos geralmente tem tamanho maior e podem ter várias páginas. Também é recomendado para quem necessita imprimir com qualidade ou converter para mais de um formato como PDF, JPG, PDF, PNG e outras.

PDF - Tipo mais utilizado para documentos em geral, tem um bom equilibrio de tamanho e qualidade. Como vantagem é a sua facilidade de visualização, abre em qualquer computador, celular ou tablet. Preserva o tamanho do documento, formatação, fontes, informações e layouts.

PDF/A - Tipo de PDF recomendado para quem precisa armazenar o documento por mais tempo. Foi projetado para este fim e definido pela norma ISO 19005-1:2005. Tem sido utilizado na Justiça no peticionamento eletrônico, bibliotecas digitais, cartórios e outros processos automatizados.

PDF Seguro - Foco em segurança, possibilita digitalizar e proteger o arquivo com senha. Não faz a criptografia do arquivo.

PDF Pesquisável - Tipo de PDF que possibilita a pesquisa de palavras dentro dos documentos.

 

Dica II - Resolução

Geralmente é expressada em DPI ou PPP (dots per inch ou pontos por polegada), quanto mais DPI´s, mais qualidade e maior o tamanho do arquivo. Assim como o tipo do arquivo não há uma regra fixa, seguem sugestões:

75 dpi - Recomendado para documentos PB que não exigam alta qualidade e precisam ter arquivos pequenos.

150 dpi - Atende parte dos processos com documentos PB e colorido, o arquivo fica com tamanho pequeno.

300 dpi - Qualidade de imagens, indicado para documentos ou imagens que precisam mais detalhes. O tamanho do arquivo fica um pouco maior.

600 dpi - Alta qualidade, indicado para fotos ou documentos que precisarão de edição ou OCR. Arquivos ficam grandes.

1200 dpi - Altissima qualidade, indicado para imagems que precisaram ser tratadas editadas, OCR e impressas em grandes formatos, tais como outdoors, grandes banners e outros.
 

Dica III - Preparar documentos

Se os documentos não estiverem em boas condições físicas, o scanner ou impressora podem danificar, trancar documentos e puxar  várias folhas. Sugerimos preparar os documentos antes de iniciar a digitalização. Algumas dicas:

Remover os grampos e clipes;

Alinhar as guias de papel do scanner para a digitalização ficar reta e não trancar as folhas;

Ordenar por tamanho. Os papeis menores devem ficar no topo da pilha de papéis, os maiores ficam em baixo da pilha e serão os últimos a serem digitalizados;

Desamassar os papeis, podem trancar e danificar o scanner;

Ventilar os documentos para separar as folhas;

Não digitalizar documentos umedecidos, vão trancar no scanner e podem rasgar.

 

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